Les 4 temps qui rythment une conduite du changement efficace

Par La Rédaction - 17 juillet 2020

On parle souvent du « changement » comme s’il avait la faculté de surgir et de s’imposer à l’homme. Il n’en est rien ! Le changement est amené par l’homme et nécessite l’adhésion de l’homme pour s’installer. C’est la raison pour laquelle la conduite du changement en entreprise ne s’improvise pas ; c’est un véritable chantier qui nécessite une méthodologie en 4 temps :

1- La phase de cadrage du projet

Cette première phase démarre par la mise en place de l’équipe projet, composée – notamment, – d’un « change leader » et de quelques utilisateurs clés. Cette équipe va, dans un premier temps, analyser les facteurs du changement (aspect technique) et les forces en présence (aspect humain). Du point de vue technique, le cadrage consiste à s’assurer que le changement envisagé est bien réalisable, et qu’il en en cohérence avec la stratégie globale de l’entreprise. Du point de vue humain, à ce stade, l’idéal est d’établir une cartographie précise des différents acteurs, qu’ils soient actifs ou passifs. On crée ensuite des sous-populations, suivant certains critères prédéfinis. L’objectif est de définir les impacts sur les différents groupes créés, et de détecter d’éventuelles fragilités face au bouleversement organisationnel qui se prépare. L’équipe projet aura ensuite pour mission de piloter le chantier de conduite du changement durant tout sa durée. Elle devra aussi en sécuriser le déploiement. Les membres de l’équipe seront les interlocuteurs privilégiés des collaborateurs de l’entreprise en cas d’inquiétude ou d’interrogation.

2- L’analyse des impacts et la définition de la stratégie

Pour articuler intelligemment le projet, il est impératif d’établir les relations de cause à effet. On peut, pour cela utiliser un outil appelé « Futures Wheel ». Utilisé en séances de brainstorming cet outil permet de construire une représentation graphique des conséquences du changement envisagé. A la lumière de cette analyse des impacts, on adapte la stratégie. Dans certains cas, en redéfini le périmètre du projet, on sursoit, voire on abandonne ! C’est en effet à ce stade que la décision du Go / No Go intervient…

3- La prise en compte de la résistance au changement

Les aspects humains sont à mettre au même plan que les aspects techniques. La réussite du projet de conduite du changement passera en effet obligatoirement par l’acceptation de la nouvelle organisation et des nouvelles missions et tâches associées. Il est donc essentiel d’identifier les résistances déjà présentes, ou qui sont prévisibles. Cela permet de mieux les comprendre, de les anticiper et, in fine, de les vaincre. Lors de cette étape, on peut utiliser l’outil de la courbe du deuil. Elle représente schématiquement, les différentes étapes que tout individu expérimente dans le cadre d’un changement, à savoir : le choc, le déni, la colère, la peur, la tristesse, la dépression, la quête de sens et la sérénité. A noter : le manager, s’il est en charge d’accompagner le projet de conduite du changement devra lui-même éprouver et franchir ces différentes étapes avant de se consacrer à sa mission d’accompagnement.
A ce stade, communication et pédagogie sont de rigueur et aucune population de l’entreprise ne doit être négligée. Le but est d’obtenir l’adhésion de tous. Pour cela, il faut expliquer le bien-fondé du changement et mobiliser de toutes les énergies autour de l’ objectif de transformation de l’entreprise. L’utilisation des réseaux internes permet de rendre le projet plus concret auprès de tous les collaborateurs. Cette transparence permet par ailleurs de transformer les éventuelles résistances en opportunités.
Enfin, en établissant une feuille de route adaptée aux spécificités de l’entreprise et à celles des équipes, et en tenant compte du calendrier social, on optimise aussi l’adhésion de toutes les parties prenantes.

4- La mise en place et la stabilisation

Les américains utilisent une terminologie spécifique pour caractériser les étapes du changement :
– Tout d’abord, l’ « Unfreeze » ( le dégel ) qui est l’étape indispensable de préparation au changement, qui a été évoquée précédemment.
– Vient ensuite l’étape du « Change » cette phase qui représente le déploiement des nouvelles pratiques définies.
– Enfin, vient la phase de » Refreeze » ( le gel ) qui consiste à stabiliser les changements opérés et à consolider la nouvelle organisation. A ce stade, on évalue les bonnes et mauvaises pratiques, on tire éventuellement les leçons des échecs et on valorise les succès… Le temps alors est venu de relever les nouveaux défis qui découlent du changement !

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