La BDES, une obligation à automatiser pour simplifier sa gestion

Par La Rédaction - 22 janvier 2020

La base de données économiques et sociales (BDES) s’est imposée dans les entreprises. Au-delà de son obligation dans les structures de plus de 50 salariés, elle représente une source d’information complète pour toutes les instances. Elle doit toutefois respecter certaines contraintes concernant son contenu. L’utilisation d’un logiciel dédié s’avère une solution adaptée pour simplifier son élaboration et sa mise à jour.

C’est devenu un document fondamental dans la vie des entreprises. En quelques années, la base de données économiques et sociales (BDES) a su s’imposer dans les structures professionnelles, amenant une nouvelle orientation dans le dialogue social. Son obligation est née des ordonnances Macron à la suite de son inscription dans la loi de sécurisation de l’emploi de 2013.

Elle représente aujourd’hui un dossier majeur offrant une information précise et à jour pour toutes les instances professionnelles, que ce soient les représentants du personnel ou les organismes institutionnels. Son importance se justifie par les données qu’elle intègre. Réunies autour de neuf thèmes, elles contiennent tous les indicateurs sociaux et économiques, que ce soient les questions liées à la rémunération, au temps de travail ou à la gestion des emplois et l’égalité professionnelle. Ainsi, elle regroupe les grandes orientations de l’entreprise et dévoile les stratégies envisagées actuelles et à venir.

La BDES, pour quelle utilité ?

Désormais, la base de données économiques et sociales doit être mise en place dans toutes les structures de plus de 50 salariés. Elle présente en neuf points la situation de l’entreprise et ses projets, à savoir :

Les investissements liés aux domaines social, matériel et immatériel
Les investissements environnementaux pour les entreprises de plus de 300 salariés
L’égalité professionnelle : analyse et stratégie d’action
Le détail des fonds propres, de l’endettement et des impôts
L’évolution des rémunérations salariales (inclus la rémunération des dirigeants et de l’épargne salariale pour les entreprises de plus de 300 salariés)
La rémunération des actionnaires et de l’actionnariat
Le détail de représentation du personnel et le montant alloué aux activités sociales et culturelles
Le détail des partenariats conclus
Les transferts de capitaux, les cessions, fusions et acquisitions effectuées entre les établissements lorsqu’il s’agit d’un groupe

Jusque-là limitées aux seules entreprises de plus de 250 salariés, les informations concernant l’écart de rémunération doivent aussi figurer dans la BDES des infrastructures de plus de 50 collaborateurs depuis le 1^er janvier 2020. Son utilité est, dans tous les cas, large. En effet, en plus d’être informative, elle s’avère un outil pratique pour l’équipe dirigeante et pour les services des ressources humaines et financier.

Quelles obligations légales liées à la BDES ?

Les données de la BDES concernent l’année en cours. Le document présente également les informations des deux années qui précèdent et intègre un prévisionnel pour les trois ans à venir.

Le fichier doit être ouvert à toutes les instances représentatives du personnel en place dans l’entreprise. Cela comprend :

Les délégués du personnel ou le comité d’entreprise
Les délégués syndicaux
Le comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)
La délégation unique du personnel
Le comité d’établissement lorsque l’entreprise dispose de plusieurs structures

L’autorisation de consultation doit être accordée aux représentants élus et à leurs suppléants.

Prenant la forme d’un recueil d’informations, la base est aussi un excellent document d’appui pour la préparation de la tenue du CSE (comité social et économique) lorsque celui-ci est en place dans les entreprises. Ses membres ont un droit de consultation.

Depuis le 1^er janvier 2017, la BDES est également consultable par l’inspecteur du travail. En revanche, le médecin du travail ne dispose pas d’un accès direct. Il peut la consulter seulement en tant que membre de droit du CHSCT. Les données visualisables concernent alors uniquement les éléments qui touchent à l’hygiène, la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Pour tous, l’accès à ces données est soumis à une obligation de discrétion et de confidentialité, conformément à l’article L 2312-36 du Code du travail. L’employeur doit noter les informations présentant un caractère confidentiel et la durée sur laquelle s’applique cette contrainte de non-divulgation.

BDES Online pour simplifier sa mise en place

Le logiciel BDES Online simplifie cette obligation en permettant une mise en œuvre aisée de la BDES et en assurant les mises à jour. L’offre se présente en tant que solution en ligne (Saas). Ce choix garantit d’accéder aux données depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet. La création de la BDES est facilitée par l’intégration automatique des rubriques obligatoires. Il suffit alors d’intégrer les informations de l’entreprise sous le format préféré, que ce soit en PDF, document Word, Excel ou PowerPoint, entre autres. Des modèles sont aussi proposés pour remplir simplement les documents avec les informations de la société. Chaque champ est paramétrable.

Les données sensibles peuvent être protégées en un instant. De même, pour répondre aux obligations légales, l’application se charge de prévenir les instances sociales lorsque la base est mise à jour, afin de signifier les changements effectués.

Ainsi, avec BDES Online, il est aisé de répondre aux contraintes de cette base de données en garantissant sa bonne réalisation. Le logiciel présente une vision des informations sur 6 ans, avec l’accès aux deux années précédentes et aux prévisionnels des trois années à venir.