KAIZEN…
Que signifie ce mot? Kaizen est un vocable japonais que l’on peut traduire par «changement continuel». À partir de ce mot, les Nippons ont conçu une méthode, la «méthode kaizen», dans un seul et unique but: combattre la procrastination au travail. Mais le pays du soleil levant n’est pas le seul concerné par ce phénomène. En fait, 95% de la population mondiale serait touchée à un moment ou à un autre par la procrastination. Mais, qu’est-ce que la procrastination? Comment affecte-t-elle le milieu du travail? Existe-t-il des solutions? Examinons la question.
Qu’est-ce que la procrastination?
«Je procrastine, tu procrastines, il procrastine,..». Hervé, 12 ans, est contraint par sa mère à conjuguer le verbe procrastiner chaque fois qu’il se laisse distraire en faisant ses devoirs. La procrastination touche en effet toutes les tranches d’âges. Ce mot vient du latin Procrastinio et signifie «remettre à demain». Il s’agit de repousser au lendemain ce que l’on pourrait faire le jour même. Si le fléau peut être jugé compréhensible lorsqu’il se rapporte à des enfants, il a encore tendance à surprendre lorsqu’il affecte des adultes dans le monde du travail. Et pourtant…D’aucuns considèrent que la procrastination est une plaie pour l’entreprise. Même s’il est difficile de quantifier le manque à gagner, de récentes études nous donnent quelques indications. Par exemple, dans son livre EMPTY LABOR, publié en 2014, Roland Paulsen affirme que les salariés consacrent 1,5 à 3 heures par jour à faire autre chose que leur travail. Cela donne une idée du trou que cet absentéisme virtuel peut représenter dans un chiffre d’affaires.
Mais, d’où vient le problème? Pourquoi le monde salarial est-il autant concerné par ce phénomène?
Procrastination au travail: les causes
Disons tout d’abord que la procrastination n’est pas un phénomène nouveau. Ce mot a été introduit dans la langue française au XVIe siècle, probablement importé d’Italie. Mais dans l’Antiquité grecque, ce travers était déjà bien connu. C’est ainsi que le philosophe Démocrite écrivait: «Reportez toujours les choses et vous n’atteindrez jamais vos objectifs». Mais, l’ampleur du phénomène aujourd’hui s’explique par le fait que notre époque est singulière. Pour comprendre la mécanique menant à la procrastination, on va faire un exercice tout simple: Fermez les yeux et pensez à votre travail… Quel mot vous vient à l’esprit? Quel mot associez-vous à ce travail?.. Pour la majorité d’entre vous, le terme apparu a une connotation plus négative que positive. Aujourd’hui, peu de salariés associent à leur emploi le mot «plaisir». En 2010, une étude menée au Canada, «Enquête sociale générale», a révélé que 27% des Canadiens jugeaient leurs journées de travail comme «extrêmement» ou «assez» stressantes. Sur ce nombre, 62% affirmaient que le travail était leur principal cause de stress. Mais, intéressons-nous à la France. Le journal Le Monde du 19 mai 2013 qualifiait la France de «championne du stress au travail». S’appuyant sur une étude réclamée par la Commission européenne, «Third European Quality of live survey», le quotidien montrait que l’Hexagone est handicapé par un taux de stress au travail particulièrement important.
Donc, nous l’avons compris, le premier levier de la procrastination au travail touche à la vision que nombre d’employés ont de leur activité. Ils ne l’associent pas à du plaisir. C’est de l’obligation, de la nécessité, le seul moyen de gagner sa vie. Même si c’est un non-dit, le travail est dans l’esprit de certains salariés une forme d’asservissement! Or, que fait intuitivement et naturellement le cerveau humain quand il est confronté à une activité pénible ou ennuyeuse? Il cherche des échappatoires. C’est sur ce constat que s’est fondé Henri Laborit pour élaborer sa théorie sur la gestion du temps au travail: l’instinct animal de l’homme le pousse à privilégier les activités qui lui procurent du plaisir et à remettre à plus tard celles qui l’ennuient ou lui causent du tracas. L’humain est ainsi fait et qu’il se trouve ou non sur son lieu de travail n’y change rien: son esprit va le porter à chercher des moyens d’évasion. Et c’est là où la spécificité de notre époque donne à la procrastination un terreau fertile. Comment cela?
Pour le comprendre, on va prendre un exemple. Avez-vous déjà vu la série Mad Men? Cette série américaine qui relate l’histoire d’une agence de publicité dans les années 50 et 60? Alors, imaginez-vous dans les années 50, disons, en 1953. Vous êtes une femme, conceptrice-rédactrice, et travaillez dans une agence du Madison Avenue. Mais, il fait chaud… le temps est long… vous en avez marre et voulez vous échapper un peu en ville pour faire les boutiques… Est-ce que vous pouvez le faire? Non, car vous ne pouvez pas quitter votre bureau et revenir sans vous faire repérer. À présent, imaginez-vous en 2016. Vous êtes toujours une femme, conceptrice-rédactrice, dans une agence de Madison Avenue. Aujourd’hui aussi vous en avez marre et voulez-vous évader un peu pour faire les boutiques. Pouvez-vous le faire? Oui! Il vous suffit de quelques clics sur votre ordinateur, votre tablette, ou votre smartphone, et vous voilà en train de faire du lèche-vitrine! La psychothérapeute Brigitte Prot, analysant les causes de la procrastination, pointe du doigt les nouvelles technologies: «Ces dernières années, les nouvelles technologies ont eu pour effet d’accélérer le temps et d’instaurer l’hégémonie de l’immédiat», affirme-t-elle (Le Monde, 9 octobre 2014). Selon elle, cette situation a conduit à une baisse massive de l’attention et de la concentration. De plus, si le travail est souvent synonyme de stress, la navigation sur le net est, quant à elle, source de plaisir et de liberté. Le professeur Piers Steel, dans une interview à Inside Higher ED, considère que Internet, les jeux vidéos, et les réseaux sociaux, sont désormais les vecteurs de la procrastination. Le journal Sud-Ouest du 13 mai 2016 publie, quant à lui, les chiffres de Olfeo. Selon cet éditeur de logiciels, les Français, sur leur lieu de travail, passent plus de 2 heures par jour à surfer sur Internet pour des raisons personnelles. La majorité s’oxygènent le cerveau en navigant sur Youtube, Facebook, et Wikipedia.
Si la procrastination permet de fuir momentanément une situation inconfortable, elle n’en demeure pas moins elle-même une source de stress. En fait, les procrastineurs éprouvent souvent de l’insatisfaction, l’appréhension du lendemain (forcément!), et un manque d’estime. Peut-on remédier à ce phénomène?
Procrastination au travail : des solutions existent
«nous procrastinons, vous procrastinez, ils procrastinent.» Quel était l’intérêt de cet exercice pour le petit Hervé? Lui faire prendre conscience qu’il a tendance à procrastiner. On ne peut corriger un problème que lorsqu’on a pris conscience de son existence. Ensuite, comprendre ceci: remettre un problème au lendemain ne sert à rien, car il sera toujours présent. En plus, demain arrive toujours plus vite qu’on ne croit. Instinctivement, celui qui remet à plus tard pense qu’il sera mieux armé pour accomplir cette tâche, mais c’est une erreur. Alors, que faire?
Kaizen…
De quoi s’agit-il? De nombreuses méthodes existent pour lutter contre la procrastination. Aujourd’hui, nous vous en présentons une qui fait son chemin dans le management en entreprise, tant au Japon qu’en Occident. La méthode Kaizen a été imaginée comme une règle de vie applicable au travail et dans sa vie personnelle. Elle consiste à effectuer pendant 1 minute chaque jour et à la même heure, une tâche qui ne nous plaît pas, jusqu’à ce qu’elle ne nous cause plus de stress. Mais, de manière plus générale, il s’agit de rectifier un travers de façon graduelle, et non brutale. Concernant la procrastination, la stratégie consiste, non pas à la supprimer, mais à la diminuer progressivement, jusqu’à s’en affranchir. Par exemple, combien de temps passez-vous chaque jour à procrastiner?.. À peu près… 1 Heure?.. 2 heures?.. Si c’est 1 heure, décidez que, à partir de demain, vous allez procrastiner, mais pendant 55 minutes. Décidez que, après-demain, vous allez procrastiner, mais pendant 50 minutes. Décidez que, la semaine prochaine, vous allez procrastiner, mais pendant 30 minutes. Décidez que vous allez mettre un terme à votre procrastination, mais sereinement, en douceur, sans vous faire de mal. La méthode Kaizen, c’est l’amélioration continuelle et par petites touches. Êtes-vous prêts à relever le défi?
Mehdi BEN NACEUR
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